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計数管理業務に係る諸問題

計数管理のあり方は、企業ごとに、あるいは一企業内でも部門ごとに多様なので、システム化の対象として扱いにくい、という特性があります。そのため、多くの組織で、計数管理業務分野は、システム構築の隙間として長年放置されてきました。その隙間を埋めているのが、Microsoft Excel を代表格とするスプレッドシートソフトウェアです。

スプレッドシートは大変便利なツールです。しかし同時に、スプレッドシートのみに頼ってきた結果、多くの企業で計数管理業務は以下のような問題を抱えています:

  • 月々の実績報告が遅すぎて、期末に向けてのアクションが間に合わない。
  • 予算の修正や集計・分析に時間と手間がかかりすぎるので、タイムリーに予算を修正できない。
  • 手作業の誤りにより報告資料の数字が不正確で整合性がとれていない。
  • 経営報告資料に対するトップの要求がしばしば変化するが、そうした変化に追随して報告資料のレイアウトを変更するのにかかる手間が非常に大きい。
  • 組織が変更されたときや勘定科目が追加されたときには、Excelシートのメンテナンスが大変。修正ミスも発生している。
  • 業績数値を色々な角度から表示した資料を求められるので、報告資料が膨大になり、上述した諸問題を助長している。
  • 予算集計で用いる多くのExcelファイルが「他ブック参照」で結び付けられているので、どのファイルの内容を変更したらどのファイルに影響があるのか分かりにくい。その結果、ファイル間で不整合を残したまま予算集計資料を作成して報告してしまったことがある。
  • 報告資料の作成のために、基幹システムからExcelにデータを引き渡しているが、報告資料のレイアウトが変われば引き渡しデータのレイアウトを変更しなければならずシステム修正にコストと時間がかかる。さらには、何度もの修正を経て、データインターフェース用プログラムやデータ取り込み用のExcelマクロが複雑になりブラックボックス化してしまっている。
  • スプレッドシート統制への対応でExcelシートの仕様を文書化しなければならないが、シートは(他のブックやシートのセル値を参照するための)複雑な計算式で埋め尽くされており、内容をはっきり理解している人は一人もいない。

問題は業務が不効率・スピードが遅いという点に留まりません。経営者や管理者が依拠する業績数値の信頼性が損なわれる可能性もあります。また、現場部門とのコミュニケーションを密にしてアクションを考えるべき立場の計数管理担当者が、年がら年中、スプレッドシートのお守に忙殺されているわけですから、経営判断の誤りにも結び付きかねません。

スプレッドシートソフトウェアが提供するデータ表現力は素晴らしいものです。経営者・管理者向けにコンパクトで見やすいレポートを作成するのに、スプレッドシートは最適です。一方、計数管理のためのデータ管理ツールとして使うには、スプレッドシートソフトウェアは最悪です。ユーザが見たいデータを算出するために、あちこちのシートのあちこちのセルに散らばったデータを結びつけなければなりません。それを人手でやれば時間と手間がかかり、入力ミスが発生します。一方、それを回避するために計算式やマクロを多用すれば、スプレッドシートが複雑化し、メンテナンス上の問題を引き起こすのです。

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